موفقیت از طریق teamwork
هشت مشخصهی اصلی در کارآیی تیم:
1ـ هدف شفاف و متعالی: تیمهای با عملکرد بالا، هم دارای هدف واضح و روشنی برای رسیدن هستند و هم باور به این که این هدف، مهم و ارزشمند است. شفافیت، تأکید بر داشتن هدف عملیاتی معینی است که در بالاترین قطعیت ممکن بیان شود.
2ـ ساختار تیم: عامل کلیدی که وجه افتراق تیمهای با کارآیی زیاد و کم میباشد، ساختار خود تیم است. سه نوع هدف کلی برای تیمها وجود دارد که باعث تشکیل تیمها میگردد و هر یک، ساختار های متفاوتی را میطلبند که عبارتند از: الف: تیمهای حلال مشکل که ساختار باید به وجود آورندهی اعتماد باشد. ب: تیمهای خلاق که ساختار باید فراهم کنندهی خود مختاری باشد. ج: تیمهای تاکتیکی که ساختار باید تأکید بر شفافیت داشته باشد.
3ـ اعضای شایسته: انتخاب شخص مناسب برای تیم، امری ضروری است و انتخاب اعضایی برای تیم، مهم است که اولا مهارتهای فنی و توانایی رسیدن به هدف را داشته باشند. دوما خصوصیات شخصیتی لازم برای رسیدن به تعالی را همراه با خوب کارکردن با دیگران داشته باشند. یکی از معیارهای ثابت برای انتخاب اعضای تیمها داشتن مهارتهای ارتباط گفتاری است.
4ـ همیت جمعی: مشخصا یک عامل کیفی است. در واقع همیت جمعی، یک عامل اولیه است که تیمهای ناکارآمد، فاقد آن هستند. همیت جمعی (روحیهی تیمی)، احساس وفاداری و فداکاری برای تیم است.
5ـ فضای همکاری: کار تیمی به شدت پیشروی میکند، اگر اعضای تیم به جای تعقیب برنامههای فردی با هیجان خاصی در تعقیب اهداف مشترک، همبستگی داشته باشند. در اینجا بحث اعتماد در همکاری تیم، مطرح میشود که یکی از نکات اصلی اخلاق، در ارتباطات انسانی است. این چیزی است که باعث شدیدترین وابستگیها بین آدمها در ارتباطاتشان میشود. اعتماد، دارای چهار عنصر است:
1- صداقت ـ راستی، بدون دروغ، بدون اغراق. 2- صراحت ـ علاقمندی به اشتراک، ارائه و دریافت اطلاعات، آگاهی و عقاید. 3- ثبات ـ قابلیت پیشبینی رفتار و پاسخ 4- احترام ـ داشتن رفتار محترمانه، منصفانه و خوب با افراد.
6ـ استانداردهای تعالی: استاندارد، بیانگر معیار و ملاکی است که برای رسیدن به یک الزام یا عملکرد مورد انتظار، وجود دارد. استانداردها تعیینکنندهی انتظارات مرتبط و پیچیدهای است که نهایتا از نظر تیم، عملکرد قابل پذیرش، تلقی میگردد.
7ـ شناسایی و حمایت از بیرون: برای وجه افتراق تیمهای موفق و غیر موفق به کار میرود. به تیم، منابع مورد نیاز برای انجام کار، داده میشود. تیمها توسط اشخاص یا آژانسهایی که بیرون از تیم بوده و میتوانند در موفقیت تیم، مؤثر باشند، حمایت میگردند.
8ـ رهبری اصولگرا: آخرین عنصر در عملکرد کارآمد تیمها و مهمترین آنها، رهبری تیم است. آدم مناسب در نقش رهبری تیم، میتواند به مقدار بسیار زیادی بر تلاش جمعی، اثر داشته باشد. سه مشخصهی رهبران عبارتند از: تغییرات ایجاد میکنند، استعدادها را آزاد و رها میسازند و دیدجمعی را بوجود میآورند. مؤثرترین رهبران آنهایی هستند که نیازهای نفسانی خود را به نفع تیم، سرکوب کنند. آنها به اعضای تیم اجازه میدهند که در تعیین سرنوشت تلاشهای تیم، مشارکت کنند. آنها اجازهی تصمیمگیری، حق انتخاب برای عمل و انجام کار را به آنها میدهند.
کلید کارتیمی اثربخش
تیمها از افراد، تشکیل میشوند. مردم وقتی در تیمی با یکدیگر کار میکنند، نیازهایی دارند. این نیازها شامل ارتباطات مؤثر، گوشدادن فعال، حل موفقیتآمیز تعارضها، تفاهم و سازگاری با دیگر اعضای تیم و سرانجام، حفظ احساس انگیزش میان تمام اعضای تیم میباشد. با تمرکز روی این حوزههای کلیدی، تیم شما در مسیر خوبی برای به نمایش گذاشتن تمام مزیتهای یک گروه کاری واقعی، قرار خواهد گرفت. اکنون هر یک از این عوامل را به طور مختصر توضیح خواهیم داد.
1ـ ارتباطات: جوهر کارتیمی موفقیتآمیز است. ارتباط مؤثر، نقطهی آغاز درک و فهم، تفسیر و اقدام است. ارتباطات، تنها زمانی مؤثر است که شما با افرادی که ارتباط برقرار میکنید پیام شما را دریافت نمایند، آن را بفهمند و به خاطر بسپارند و به طور مناسب به آن پاسخ دهند. اگر پیام شما در این چهار حوزه به نتیجه نرسد، ارتباط شما برقرار نمیشود. نوعی ارتباط که به بهترین وجه عمل میکند، گفتگوی رو در روی روزانه است.
نکاتی برای برقراری ارتباط خوب: زمینههای مورد علاقهیطرفین را پیدا کنید. دربارهی محتوا قضاوت کنید نه ظاهر. آتشبس کنید. سعی کنید به سخن دیگران گوش کنید. با حواسپرتی و پریشانی فکر، مقابله کنید. ذهنتان را تمرین بدهید و …. از این روشها به صورت روزانه استفاده کنید. هر چه بیشتر تمرین کنید، تیم موفقتری خواهید داشت.
2- گوش دادن فعال: ارتباط تیمی مؤثر در بر گیرندهی دو دسته از مسؤولیتهاست. یکی فرستندهی پیام و دیگری دریافتکننده. به این معنی که نه تنها اعضای تیم، حرفهای همدیگر را میشنوند، بلکه در نتیجهی درک آنها، اقدامات مناسب نیز به عمل میآورند.
3- برطرفکردن تعارضها: در هر تیمی گرایش به تعارض وجود دارد، تعارض میتواند فرصتهایی برای ارائهی راه حل جدید مشکلات، فراهم آورد، مهم این است که اعضای تیم، چگونه به تعارضها، واکنش نشان میدهند. شش گام برای رفع تعارض در تیم وجود دارد:
1)اذعان کنید که تعارض وجود دارد. 2)تعارض واقعی را بشناسید. 3)به تمام نظرات گوش کنید. 4)با هم راههای رفع تعارض را کشف کنید. 5)روی یک راه حل، توافق کنید و مسؤولیت آن را بپذیرید. 6)برای تجدید نظر در راه حل مسأله، جلسات پیگیری را طرحریزی کنید. برای فائق آمدن بر موانع در تعارضها، اعضای تیم باید رفتارگرا، توصیفی، مختصرگو، گشادهرو، ملاحظهکار نسبت به زمان و مکان، خوشبین و حامی باشند.
4- قبول تنوع در تیم: احتمالا هر کسی در تیم شما نمیتواند مثل شما باشد. تفاوت در شخصیت، فرهنگ، جنس اهداف، جنسیت و غیره میتواند مشکلاتی بروز دهد. برای تیمهای پویا و متنوع، ویژگیهایی وجود دارد که عبارتند از: عقیدهگرا، همفکر و متمرکز روی هدف. تیمی که این ویژگیها را به نمایش میگذارد، جوی از اعتماد و علاقهمندی به دیگران را به وجود میآورد.
5- انگیزش تیم: انگیزش اغلب به عنوان چیزی که در درون به وجود میآید تعریف میشود. این مسؤولیت افراد تیم است که خودانگیخته شوند. عوامل انگیزش تیم را در نیل سریعتر به اهداف، طرح ایدههای بیشتر و افزایش عملکرد یاری میرسانند.
نکاتی در رابطه با کارگروهی
نظر بعضی از اشخاص در مورد گروهها این است که نیاز به توجه و مراقبت ندارند، فقط کافی است چند نفر را گرد هم آوریم، آنها را گروه بنامیم و دیگر مشکلی نداشته باشیم. اما واقعیت این است که گروه، مثل انسان است و مانند او متولد میشود و رشد میکند. گروهها هم مانند تیمها بایستی با یکدیگر کار و همکاری کنند تا به هدف مشترکی دست یابند. در واقع میتوان گفت که اگر جمعی برای دستیابی به هدفی مشترک میکوشند عنوان «گروه» به آنها اطلاق میشود. گروهها در همان روز نخست، نمیتوانند با تمام قدرت کار کنند؛ ابتدا به صورت مجموعهای از افراد، شروع میکنند و کمکم به گروهی منسجم، تبدیل میشوند. پس میتوان گفت تشکیل گروه، فرایندی تکاملی است. یک گروه عالی، اهداف روشن و مشترکی دارد؛ مهارتهای مورد نیاز برای دستیابی به اهداف خود را دارد؛ اعضای آن به راحتی میتوانند افکار و احساسات خود را ابراز دارند و همچنین فنون، رویکردها و روشهایی را به کار میبرد که با رهبری صحیح، فضای صداقت و اعتماد، و پذیرش دامنهای از مهارتها و نقشهای تکمیلی، تناسب و هماهنگی دارند.
رهبر گروه: دارای ویژگیهایی است، از جمله این که کلیهی اطلاعات موجود را در اختیار دیگران قرار میدهد، مشارکت و تصمیمگیری گروهی را تشویق میکند، به اعضا اجازه میدهد جزئیات اجرای کار را بین خود حل و فصل کنند و همیشه همه چیز را کنترل نمیکند. اما بین رهبر و مدیر تفاوتهایی وجود دارد: مدیریت از بالا انجام میشود، در حالی که نقش رهبری را هر یک از اعضای گروه میتواند پذیرا بوده و ایفا کند. مدیریت، چیزی است که در شرح مشاغل میآید، اما رهبری چیزی است که افراد، اعطا میکنند. رهبران ناچار نیستند مدیر باشند و غالبا مدیر نیستند، اما مدیران بایستی رهبر باشند. زیرا اگر هیچ دلیل دیگری نباشد، این دلیل وجود دارد که گروههایی دارند که بایستی رهبری کنند نه مدیریت. بنابراین باید بدانیم که کارگروهی و کارتیمی غالبا شبیه به هم هستند، زیرا هم در گروه و هم در تیم، مهارتهای ارتباطی، لازم است و همچنین هر دو برای هدف مشترک کار میکنند و در هر دو وجود رهبر لازم است تا کارها را به نحو احسن اداره کند.
گردآوری: اعظم فرمانی
برگرفته از نشریه راه کارآفرینان/ مرکز کارآفرینی دانشگاه تهران
منابع:
ـ لارسون،کارل ای. و لافاستو، فرانک ام.جی، کار گروهی. مترجم: امیر خسروی، تورج(بهار1381 )، مؤسسهی علمی فرهنگی نصر.
ـ چنگ، ریچردوای. راز موفقیت با کار تیمی. مترجمین: امینالله علوی و محمد هاشم غرقی(1381) ، مرکزآموزش مدیریت دولتی.
ـ ویلکاکس، گراهم و موریس، واتسیو، مدیریت موفق کارگروهی، مترجم:نیکفطرت، بدری(1381) / انتشارات کیفیت و مدیریت.