گروه توسعه کار تيمي ایرانیان

1.       مقدمه:

            امروزه بيشتر سازمان ها  و موسسات به اهميت مديريت مشارکتی و نقش آن در کار گروهي پي برده اند و  در بسياري از سازمان ها از فوايد کار تيمي بهره برداری می شود. از طرفي رشد و گسترش کاربرد فناوري اطلاعات و ارتباطات روابط و ساختارهاي سنتي سازمان ها را دچار تحولات چشمگيري نموده است، به گونه اي که شاهد ورود به عرصه جديدي از کسب و کار در محيطهاي مجازي هستيم. طبيعی است که بهره برداری بهينه از فرصتهای نوينی که در قالب فضاهای مجازی تجلی يافته اند، مستلزم آگاهی از ابعاد نظری و آشنايی با مباحث کاربردی مربوطه به ويژه آن بخش از مفاهيم است که ارتباط نزديکی با سودآوری يا صرفه جويی در سازمانها دارند. از اين رو در اين مقاله ابتدا به بيان مفاهيم پايه در خصوص تيم های مجازی، مديريت مشارکتی و مديريت هزينه پرداخته می شود و سپس در پرتوی مباحث مطرح شده نقش تيم های مجازي در بازگشت سرمايه[1] با استفاده از روشهای محاسباتی مربوطه تشريح می گردد.

            از ميان تعاريف متعددی که اساساً از "تيم" ارائه شده است، ماروين شاو[2] يک  تعريف ساده  و جامع از تيم  يا يک گروه مطرح مي کند که عبارت است از: "يک گروه دو يا چند نفره که به طريقي با يکديگر ارتباط داشته و هر يک بر ديگري اثر گذاشته و يا تحت تاثير ديگري قرار مي گيرند." (بهرام زاده). تا کنون مدلهای گوناگونی برای شکل گيری يک تيم ارائه شده است و در يک نگاه می توان دريافت مدلهای توکمن[3] و رابينز[4] از جامعيت بيشتری نسبت به ساير الگوهای ارائه شده برخوردار است.

            بر اساس مدل توکمن، تيم  ها 4 مرحله را براي شکل گيري طي مي کنند و رابينز به اين مدل مرحله فروپاشي را نيز اضافه کرده است:

1-          شکل گيري

2-          طوفان زايي

3-          هنجار سازي

4-          عمل

5-          فروپاشي (- بهرام زاده)

            اگر اين ويژگی ها را برای تشکيل کليه تيم ها بپذيريم، طبيعی است که حتی تيم های مؤثر و کارآمد نيز چنين فرايندی را طی نموده اند. اما وجود چه ويژگی هايی سبب برتری تيم های مؤثر نسبت به ساير تيم ها می گردد؟ به تعبير ادگار شاين[5] ويژگي هاي تيم هاي مؤثر چنين است:

-          اعضاي تيم براي رسيدن به هدف مشترک، مسوؤليت پذيری دو جانبه ای را ميان يکديگر برقرار کرده اند.

-          تمامي اعضاي تيم در ابراز نظرهايشان احساس آزادي مي کنند و در تصميم گيري ها و مباحث تيمي مشارکت دارند.

-          رهبري در موقعيت هاي مختلف تغيير مي کند.

-          وقتي مشکلي پيش آيد، همه اعضاي تيم بر روي حل مساله متمرکز مي شوند.

-          اعضاي تيم در هنگام حل مساله و انجام فرايندهاي کاري منعطف هستند.

-          اعضاي تيم رشد کرده و از اقداماتي که به رشد منجر مي شود، حمايت مي کنند.(تيم هاي كاري)

            اما با ورورد فناوري هاي نوين اطلاعاتي و ارتباطي ما با شکل جديدي از اين تيم هاي کاری تحت عنوان "تيم هاي مجازي" مواجه هستيم. اين تيم ها از محيط هاي سنتي به محيط هاي مجازي وارد شدند.  تيمهای مجازي همانطور که از نام آنها پيداست، عبارتند از تيمهايي که به طور کاملاً مجزا از نظر جغرافيايي[6] در کنار يکديگر کار مي کنند و در واقع گروهي از افراد هستند که با يکديگر بدون محدوديت زمان، مکان، و بدور از مرزهاي سازماني از طريق پيوندهاي فناوري هاي ارتباطي وب به يکديگر مربوط شده اند.

            بالطبع افراد چنين گروه هايی مهارت هاي مکملي دارند و براي رسيدن به يک هدف مشترک متعهد شده اند. لذا داراي اهداف عملکردی وابسته بهم مي باشند که با اين نگرش، يکديگر را نسبت به انجام تعهدات مربوطه مسوؤل و ملزم ساخته اند.

            تيم هاي کاري مجازي به سازمانها امکان جذب و نگهداري افراد خبره را بدون در نظر گرفتن محدوديت هاي مکاني مي دهند. از آنجا که "کارکنان از راه دور" بعنوان افرادي که در منزل به انجام وظيفه مشغول هستند، مطرح مي شوند؛ بيشتر تيم هاي مجازي در سازمان هاي  امروزي هم از نيروهايي که در منزل به کار مشغولند و هم از گروه هاي کاري کوچک در ادارات  که همگي در مکان هايي جغرافيايي دور از هم هستند،  بهره مي گيرند.   

            دلايل متعددي براي استفاده از تيم هاي مجازي وجود دارد، اما مهمترين آن ها به شرح زير  مي باشد.:

-          زبده ترين و کار آمدترين افراد ممکن است در هر کجاي دنيا مستقر باشند.

-          کارکنان خواهان و نيازمند انعطاف پذيري فردي هستند.

-           کارکنان خواهان افزايش مهارت هاي فناوري مي باشند.

-          سازمان منعطف در بازار کار رقابت مندتر و پاسخگوتر مي باشند.

-          کارکنان گرايش بيشتري به خلاقيت و سازندگي دارند.

-          تجارت جهاني و فعاليت گروهي افزايش مي يابد.

-          مدت کار روزانه به طور 24 ساعته (به جاي 8 ساعت کار روزانه) ادامه دارد.

-          پيدايش محيطهايي که در عين رقابت نيازمند به همکاري و تعاون بين سازماني هستند.

-           تغيير در توقعات کارکنان از مشارکت سازماني

-          حرکت مستمر از توليد به محيط هاي خدماتي يا دانش محور

-          افزايش ساختار هاي افقي سازماني با توزيع مناسب منابع انساني

            در تقسيم بندی انواع تيم های مجازی مجموعاً 7 نوع تيم مجازي در نظر گرفته می شود که عبارتند از :

-     تيم هاي شبکه ای[7] (تيمي هايي که در آن افراد با يکديگر براي رسيدن به اهداف مشترک همکاري مي کنند و عضويت در آن به صورت پراکنده و قابل تغيير و انعطاف است.)

-     تيم هاي موازي[8] (تيم هايي كه در آن کار در مدت زمانی کوتاه براي رشد و توسعه يک فرايند يا يک سيستم بوجود مي آيد و عضويت در آن به طور رسمي[9] است.)

-     تيم هاي پروژه يا توسعه محصول[10] (شامل پروژه هايي براي کاربران يا مشتريان در يک مدت زمان مشخص مي باشد.). وظايف اين تيم ها معمولاً بطور غير معمول و نتايج آن بصورت خاص و قابل اندازه گيري مي باشد. به هر حال، تيم اختيار تصيميم گيري را دارد.

-     تيم كار يا تيم هاي محصول[11] (تيم هايي هستند که به انجام کارهاي جاري و متداول در يک حرفه مي پردازند و اعضاي آن  به مفهوم واقعي عضو هستند.)

-     تيم هاي خدماتي[12] (تيم هاي هستند که به  پشتيباني از مشتريان  يا سازمانهاي داخلي بر اساس رويه هاي ثابت و هميشگي سازماني مي پردازند.)

-          تيم هاي مديريتي[13] (شامل تيم هايي است كه به مشاركت در يك بخش عملياتي از سازمان مشغولند.)

-          تيم هاي فعال[14] (يعني تيم هايي که مسوؤل پاسخگويي به موقعيت هاي اضطراري هستند.)

            اما يک تيم مجازي در صورتي موفق خواهد بود که عوامل زير مهيا باشد :

-          استاندارد هاي دسترس پذيري خدمات

-          منابع کافي  براي تهيه يا پشتيباني از ابزارهاي ارتباطي و همکاري براي کليه اعضاي تيم

-          اهداف مکتوب، مشخصات پروژه و مقياسهاي سنجش عملکرد که منجر به برتري معيني شوند.

-          مديران و اعضاي تيمي که توانايي بيش از حد متوسط براي اطمينان از برآوردهاي صورت گرفته، داشته باشند.

-          ارتباطات تيمي که توسط فرستنده پيام اولويت دار شده باشد.

-          سيستم هاي حافظه مشترک مانند پايگاههاي اطلاعاتي دروس آموزش داده شده.  

-     سياست هاي منابع انساني، سامانه هاي تشخيص و پاداش مانند سيستم هاي توسعه شغلي که نيازهاي خاص کارکنان مجازي را برآورده مي نمايند.

-          دسترسي مناسب به آموزش و اطلاعات فني در مورد نحوه کار با فرهنگ هاي مختلف

-          روشهاي آموزشي منطبق با يادگيري مداوم و به موقع

-          استاندارد ها و توافقاتي پيرامون فرايند هاي فني و تيمي

-          فرهنگي از اعتماد بالا، کار تيمي و همکاري بعنوان مباني رايج در تيم

-          تدوين  توقعات عملکردي بالا و مدلهاي رفتاري مانند کار با محدوديت ها و بکارگيري مؤثر فناوري توسط مديران

-          محيط مجازي مناسب جهت نمايش عملکرد اعضا و رهبران تيم

2.       مشارکت و مديريت مشارکتی

            تيم های مجازی به لحاظ طبيعت وماهيت وجودی خود در قالب نظام مديريت مشارکتی شکل و رنگ می يابند. بديهی است که درک کارکرد اينگونه تيم ها مستلزم شناخت اين شيوه مديريتی و به نوبه خود مفهوم "مشارکت" است، از اينرو اختصاراً به توضيح اين دو مفهوم می پردازيم.

            مشاركت در اداره امور از ديرباز كه گروهها و سازمانهاي انساني بوجود آمدند، مورد توجه بوده و به عنوان يك پديده نوين در مديريت تلقي نمي گردد، بلكه در طول تاريخ از اين اصل كمابيش پيروي شده و برخي مكاتب تاكيد خاصي بر آن داشته اند. ولي بررسي علمي اين پديده انساني بعد از انقلاب صنعتي مورد توجه جدي قرار گرفت.

            تعريف مشارکت کار مشكلي است، زيرا اين اصطلاح معني يكساني در بين فرهنگ هاي مختلف و در بين سيستمهاي روابط كار دارد. به عبارت ديگر، مشاركت در تصميم گيري به عنوان يك مفهوم واحد تصور مي شود اما به طرق مختلفي به عمل در مي آيد (كاتن و همكاران، 1988). به همين دليل است كه افراد ادراك متفاوتي از مشاركت دارند. خيلي از پژوهشگران و نويسندگان بدون تعريف مشاركت در مورد آن صحبت مي كنند و كم و بيش آگاهانه آن را در معاني مختلفي بكار مي برند ]2[.

            اولين سري از تعاريف بر «فرايند» تصميم گيري تاكيد مي كنند و مشاركت را يك فرايند مورد توافق مي دانند كه از طريق آن كاركنان قادرند بر تصميم هاي مديريتي اثر بگذارند (كلارك، فتچل و رابرتز، 1972؛ واكر، 13974؛ اليوت، 1978). ثانياً، نويسندگاني سعي كرده اند با اشاره به تعامل بين نقش آفرينان تصميم گيري، در تعاريف خودشان دقيق تر باشند. در اين مفهوم، تاثيرگذاري كاركنان بر تصميم ها اساس مشاركت را تشكيل مي دهد (فرنچ، اسراييل و آس، 1960). ثالثاً، تاكيد بر قلمرو مشاركت نيز در تعاريف نمود فراوان دارد. كاركنان ممكن است در حل مساله، هدف گذاري، ايجاد تغييرات در سازمان و تصميم گيري شركت نمايند (ساشكين، 1984). رابعاً، نويسندگاني وجود دارند كه فرم و اندازه مشاركت را مورد تاكيد قرار داده اند. مشاركت مي تواند، فرمهاي مختلفي را بخود بگيرد كه معمولي ترين آنها فرمهاي مستقيم و غير مستقيم است (لامرز،1967). خامساً، مشاركت بر حسب "تصميم گيري مشترك" تعريف شده است (لاك، شويجر و لاتام، 1988). سادساً، بعضي از نويسندگان، درگيري روحي و رواني كاركنان در تصميم گيري را مورد لحاظ قرار داده اند (لوتانز، 1977، و روم ، 1959) ]2[.

            از اين بررسي مختصر مي توان دريافت كه تعاريف چندگانه اي وجود دارند كه انعكاسي از ديدگاه هاي مختلف بشمار مي روند. به نظر مي رسد پيدا كردن تعريفي كه جامعيت داشته باشد، چندان مشكل نيست. تعريف مشاركت براساس يكي از ابعاد مشاركت به طور جزيي درست است. آنچه كه كمتر در اين تعاريف به چشم مي خورد تعريف مشاركت بر مبناي تمامي ابعاد آن است؛ بنابراين، جا دارد با توجه به جنبه هاي مختلف مشاركت، به تعريف مجدد آن بپردازيم. با اين ديد، مشاركت را مي توان فرايند درگيري كاركنان در تصميم هاي استراتژيك / تاكتيكي سازمان به حساب آورد كه به صورت رسمي / غير رسمي به شکلی مستقيم / غير مستقيم و با درجه، سطح و حدود مشخصي اتفاق مي افتد.

            مديريت مشاركتي با كار انديشمنداني چون آرجريس (1955) ، ليكرت (1961)، هرزبرگ (1968) و لاولر (1986) شکل گرفت و با صورتها و عناوين مختلف، نظير مديريت بر مبناي هدف، نظام پيشنهادها، گروه هاي بهبود كيفيت، و گروه هاي خود گردان به حيات خود ادامه داد. امروزه مديريت مشاركتي به عنوان يكي از عناصر تئوري نئوكلاسيك مطرح است. تئوريهاي سازماني و مديريتي مختلفي در طول سالها با تاكيد بر تصميم گيري مشاركتي شكل گرفته اند كه مهمترين آنها شامل: مديريت كيفيت فراگير (گرانت و همكاران، 1992) يادگيري سازماني (داگسون، 1993) نظريه قدرت دهي (براون و لاولر،1992 و دموكراسي صنعتي (دربر، 1969) است]2[.

            نظام مديريت مشاركتي به عنوان يكي از نظامهاي مديريتي پويا كه نقش مهمي در توسعه سازمانی دارد، مطرح است. اين نظام مديريتي به عنوان يك نظام مطلوب و كارآمد هم از لحاظ نظري و هم از لحاظ عملي آزمون هاي موفق خود را گذرانيده است؛ و هم اكنون در كشورهاي پيشرفته و نيز در كشورهاي در حال توسعه كاملاً مورد استفاده بوده و از جايگاه مناسبي برخوردار است. از آنجائيكه منابع انساني از عوامل زيربنايي فرايند توسعه مي باشد و هرگونه توفيق در فرايند توسعه پايدار يك سازمان مشروط به توفيق در توسعه منابع انساني است، از اينرو، اهميت و ضرورت توجه به نظام هاي مديريتي توسعه دهنده منابع انساني آشكار مي شود.

            نظام مديريت مشاركتي، نظام همكاري فكري و عملي كليه اعضاي يك سازمان با سطوح مختلف مديريتي آن سازمان است. در اين نظام، كليه افراد سازمان درباره روش هاي حل مسائل و ارتقاء بهره وري سازمان، فعالانه انديشه كرده و حاصل آنرا در قالب طرح ها و پيشنهادها به سازمان ارائه مي كنند. بدين طريق سازمان از يك نظام هم فكري و هم انديشي براي رسيدن به اهداف سازمان بهره مي جويد. نظام مديريتي به تعبيري نوعي نظام مديريت شورايي با شكل خاص خود است. در اين نظام براي افكار و خلاقيت هاي كليه اعضاي سازمان ارزش شايسته قائل شده و در تصيم گيري از آنها استفاده مي شود. وجود و جريان اين نظام نتايج و پيامدهاي مثبت و مطلوب متعددي در بر دارد كه در مجموع نقش مهمي در فرايند توسعه منابع انساني ايفاء مي كند.

3.      مديريت هزينه و بازگشت سرمايه

            پيشرفت سريع و شگرف فناوري همراه با افزايش روزافزون رقابت در بازارهاي جهانی، مديران واحدهاي اقتصادي را ناگزير از توليد محصولاتي با كيفيت بالا، ارائه خدمات مطلوب به مشتريان و در عين حال با كمترين بهاي تمام شده كرده است. اين انتظارات، الزامات بيشتري را از لحاظ تامين اطلاعات موردنياز، براي سيستم های مالی ايجاب مي كند. بسياري از واحدهاي اقتصادي بتدريج از ديدگاههاي حسابداري بهاي تمام شده سنتي فاصله مي گيرند و به ايجاد سيستم مديريت هزينه[15] تمايل نشان مي دهند.

سيستم مديريت هزينه نوعي سيستم برنامه ريزي و كنترل است كه هدفهاي زير را دنبال مي كند:

1 - اندازه گيري بهاي تمام شده منابعي كه در راه انجام فعاليتهاي اصلي واحد اقتصادي مورداستفاده قرار گيرد؛

2 - تشخيص و حذف اقلامي از هزينه كه ارزش افزوده ايجاد نمي كنند؛

3 - تعيين كارايي و اثربخشي فعاليتهاي اصلي انجام شده در واحدهاي اقتصادي؛

4 - تشخيص و ارزيابي فعاليتهاي جديدي كه مي تواند عملكرد آينده سازمان را بهبود بخشد.(رئيسی، ابراهيم 1382)

تاكيد سيستم مديريت هزينه بر فعاليتهاي بنگاه اقتصادي است. اين تاكيد براي دستيابي به هدف توليد محصولات وخدمات با كيفيت، با حداقل بهاي تمام شده، حائزاهميت بسيار است. در اين سيستم، هزينه فعاليتهاي عمده بنگاه اقتصادي به كالاها و خدمات توليدي با توجه به نحوه استفاده از فعاليتها در توليد اين كالاها و خدمات تخصيص مي يابد. در اين راستا، هدفهاي سازماني مديران بسيار متنوع است. مهمترين هدفی كه به طور مكرر موردتاكيد قرار گرفته است، بازگشت سرمايه می باشد. وظيفه مديريت حصول اطمينان از دستيابي به اين هدف است.

تحولات اقتصادی چند سال اخير باعث گرديده كه مباحث مختلف مديريت هزينه و كارايي بازار و بررسي آثار مالي تحولات اقتصادي بر بازارهاي مالي و بورس اوراق بهادار و چگونگي تاثير آنها بر ارزش و قيمت گذاري سهام موردتوجه قرار گيرد. زيرا درصورت كارابودن بازار سرمايه است كه قيمت اوراق بهادار عادلانه تعيين مي شود و تخصيص سرمايه كه مهمترين اركان توليد و توسعه اقتصادي است به صورتي مطلوب و مؤثر انجام مي گيرد.

تخصيص هنگامي بهينه است كه بيشترين بخش سرمايه متوجه سودآورترين فعاليتها شود. پس تخصيص سرمايه هنگامي درست انجام مي شود كه شركتهايي كه فرصتهاي سرمايه گذاري بهتر دارند، سرمايه موردنياز خود را تامين كنند، و آن بخش از اقتصاد كه بازدهي كمتري دارد با محدوديت روبرو شود. اگر توزيع اعتبارات درجامعه، وابسته به درج اعتبار افراد، توازي خطر - بازده طرحهاي سرمايه گذاري و ظرفيتهاي وام گيري و وام دهي واحدها باشد، در آن صورت سرمايه محدود كشورها به طور بهينه تخصيص مي يابد و به پروژه هاي سودآور و مفيد سرمايه لازم اختصاص داده مي شود. در غير اين صورت كارايي مديريت هزينه و بازار سرمايه نامتجانس خواهند بود و نمي توانند در خدمت رشد و توسعه اقتصادي قرار گيرند.

4.      نقش تيم های مجازی در بازگشت سرمايه

            به طور کلی تيم های مجازی سبب صرفه جويی در سرمايه سازمانها می شوند، زيرا هزينه يافتن و توزيع اطلاعات را کاهش می دهند، هزينه های توسعه و استقرار را کاهش می دهند و عمليات خود خدماتی را بهبود می بخشند. برخی از مهمترين روشهايی که تيم های مجازی از طريق آنها سبب کاهش هزينه ها می شوند، عبارتند از:

-         کاهش هزينه های چاپ و توزيع

-         کاهش هزينه های ارتباط از راه دور مانند فکس

-         کاهش زمان لازم جهت يافتن اطلاعات

-         دسترسی متناوب به اطلاعات عملياتی که منجر به تصميم سازی بهتری می شود.

-         پيش بينی بهتر با جزئيات بيشتر که منجر به عمليات مؤثرتر می گردد.

-         شناسايی سريعتر خطوط فروش بدون سود يا روابط تجاری بی فايده

-         هزينه های آموزشی کمتر با امکان اتصال به يک نقطه واحد

-         توانايی سنجش عمليات بدون تحميل هزينه های اضافی

-         کاهش هزينه پشتيبانی فناوری اطلاعات (IT) با امکان ارائه خدمات پيوسته

-         جلوگيری از تکرار داده ها

-         کاهش هزينه استقرار زيرساخت های تجارت الکترونيکی

-         کاهش هزينه های مسافرتی [Wu, Jonathan. 2003]

در يک نگاه کلی می توان اين صرفه جويی ها را به دو بخش سخت و نرم تقسيم نمود. صرفه جويی های سخت عبارتند از صرفه جويی هايی که در زمينه تجهيزات و امکانات برای سازمان فراهم می شوند و صرفه جويی نرم عبارت است از صرفه جويی در زمان و انرژی که می بايست توسط اعضای سازمان صرف انجام امور شود و اين همه مرهون خدماتی است که امروزه تيم های مجازی ارائه می کنند.

5.      سنجش بازگشت سرمايه در يک تيم مجازی[16]

            متخصصان فناوری اطلاعات به خوبی از عهده فعاليت های مربوط به روشهای توسعه نرم افزار، پروتکل های ايجاد شبکه و اصول طراحی و معماری ديجيتال که برای پرداختن به يک حوزه جديد به آن نياز دارند، بر آمده اند؛ اما درباره تجزيه و تحليل سرمايه گذاری و هزينه ها چطور؟ مديريت مالی جنبه ديگری از فعاليتهای يک تيم مجازی می باشد که می بايست به آن پرداخته شود و اطلاعات بهتری را در خصوص تأثيرات مالی پروژه های IT کسب نمود. در اين بخش به بررسی روشهای متداول در زمينه ارزيابی جنبه های مالی استقرار يک تيم مجازی با تأکيد بر بازگشت سرمايه (ROI) می پردازيم و نمونه ای از محاسبات ROI را نيز ارائه می کنيم.

              نياز به تجزيه و تحليل تأثيرات مالی را می توان با به ياد آوردن اين نکته تشريح نمود که حدود ده سال پيش تعداد کمی از متخصصان IT با واژه هايی مانند "بازگشت سرمايه"، "ارزش جاری خالص" و "نرخ داخلی بازگشت سرمايه" آشنا بودند و تعداد کمتری از آنها هم با اين واژگان سر و کار داشتند. چند عامل سبب شد تا چشم انداز IT در مقابل چشمان ناظران آن تغيير کند، از جمله اينکه اساساً تجارت، تجارت است و قواعد خود را دارد. فناوری اطلاعات بيشتر از آنکه به عنوان يک ابزار خدماتی در نظر گرفته شود، به عنوان يک حرفه يا کسب و کار در نظر گرفته شد و به عنوان يک مقوله درآمدزا به آن نگريسته شد. دوم آنکه، فعاليت های تجاری کاملاً عمومی شده در سطح شبکه تا حد زيادی از اختصاصی بودن در دست طبقه ای خاص خارج شدند و اين امر که به نوبه خود سبب افزايش تعداد رقبا گرديد، نشان داد که مديريت فعاليت های تجاری در سطح شبکه ها کامپيوتری و به ويژه اينترنت تا چه حد می تواند مشکل باشد [Red Hat, 2002].

پرسش ديگری که از ديدگاه بسياری از صاحب نظران مطرح است، اين است که آيا پيشرفت فناوری اطلاعات و اقتصاد برای هر دو به يک ميزان بوده است؟ شواهد اقتصادی طی ساليان اخير نشان داده است که اينگونه نبوده است. برخلاف فناوری اطلاعات و حوزه های وابسته به آن که معمولاً رشدی ناگهانی و پيش بينی نشده دارند، اقتصاد رشدی آرام و تدريجی دارد. به علاوه آنکه، پيش بينی آينده اقتصاد همواره دستخوش عوامل تغيير دهنده اجتماعی و سياسی بوده است، در حالی که در پيش بينی آينده فناوری اطلاعات اين عوامل کمتر به حساب می آيند. به هر حال، بديهی است که هرگونه سرمايه گذاری در زمينه فناوری اطلاعات نيز مستلزم مساعد بودن شرايط اقتصادی و در دسترس بودن سرمايه کافی جهت به کارگيری در اين حوزه است. مطابق با بررسی های به عمل آمده [McCormick. Garvin, 2001] در حال حاضر در حوزه فناوری اطلاعات  تمرکز بر تجهيزات و خدماتی است که بتوانند بازگشت مستقيم سرمايه را به ميزان بيشتری فراهم نمايند.  

            از سويی ديگر، بسياری از فرصت های تجاری که امروزه مطرح می باشند؛ حجم وسيعی از ارائه دهندگان کالا و خدمات اينترنتی يا کامپيوتری را در بر می گيرند. اين فرصت ها نه تنها برای متخصصان و بازرگانان اين حوزه در دسترس می باشند، بلکه برای ديگر سرمايه گذارانی که در زمينه های ديگر به سرمايه گذاری اشتغال دارند، نيز قابل بهره برداری هستند. طبيعی ای است که هر گونه گفتمان در اين عرصه ادبيات خاص خود را می طلبد و آنچه که در اين ميان برای اقتصاد دانان قابل فهم است، "سود تجاری" می باشد [McCormick. Garvin. 2001.] . در اقتصاد جهانی سود اقتصادی بر مبنای دلار سنجيده می شود و حرکت از فناوری اطلاعات به سوی دلار به معنی محاسبه ROI و ديگر سنجش های مالی است.

            معمولاً هيچ معيار واحدی به عنوان بهترين روش برای سنجش ارزش يک سرمايه پذيرفته نمی شود، اما چندين معيار به صورت ترکيبی و متناسب با نيازهای سازمان مورد استفاده قرار می گيرند. متداولترين مقياس ها در اين زمينه [Sullivan, Dan.2003] عبارتند از:

-          ارزش جاری

-          ارزش جاری خالص

-          دوره بازپرداخت

-          بازگشت سرمايه

-          نرخ داخلی بازگشت

هر کدام از اين مقياس ها مزايا و معايب خاص خود را دارند و پرداختن مشروح به آنها مستلزم وارد شدن به مباحث مالی و اقتصادی است که خارج از دامنه بحث ماست. اما اختصاراً و تا آنجايی که به تشريح موضوع مورد بحث ما کمک می شود، به آنها اشاره می کنيم.

5-1. ارزش جاری[17]

            ميزان پولی که امروز در دسترس شما قرار دارد، ارزش بيشتری نسبت به همين ميزان پول در سال آينده دارد. دليل اين امر آن است که شما می توانيد اين پول را سرمايه گذاری کنيد و مبلغ بيشتری را پس از يک دوره زمانی معين به دست آوريد. اين ايده ای است که در پس اصطلاح يا مفهوم "ارزش جاری" قرار دارد. مثلاً اگر مبلغی معادل 1000 تومان سرمايه گذاری شود، و رشد سرمايه را هم 10 درصد در نظر بگيريم؛ در پايان يک سال مبلغی معادل 1100 تومان در اختيار خواهيد داشت. اين به مفهوم آن است که در اختيار داشتن 1000 تومان پول در سال جاری همان ارزشی را دارد که داشتن 1100 تومان در سال آينده خواهد داشت و بر اين اساس، نرخ بازگشت سرمايه شما 10 درصد بوده است.

            واژه ديگری که معمولاً در محاسبات ROI زياد شنيده می شود، "نرخ کسر" است. نرخ کسر عبارت است از نرخ بهره ای که برای تعيين ارزش جاری پول به کار می رود. به عنوان مثال اگر ما بدانيم که سال آينده 1100 تومان بابت 1000 تومانی که سرمايه گذاری کرده ايم دريافت خواهيم کرد و بخواهيم بدانيم ارزش پولی که امروز در اختيار داريم چقدر است، از يک نرخ کسر 10 درصدی استفاده خواهيم کرد. در آن صورت ارزش جاری 1100 تومان معادل 1000 تومان خواهد بود.

            اگر بخواهيم بدانيم که آيا سرمايه گذاری در زمينه تيم های مجازی به صرفه است يا نه، بايد ارزش پس اندازهايی را که ممکن است در زمان فعاليت و حيات اين تيم ها به دست آوريم؛ درک نماييم. پيش از هر چيز بايد مبنای محاسبات خود را بر اساس يک دوره زمانی سه ساله در نظر بگيريم.  اين مدت نسبتاً زمان قابل قبولی به نظر می رسد چرا که در مدت سه سال هم ميزان سود واقعی سرمايه گذاری مشخص می شود و هم اينکه پس از اين مدت می توان تغييرات لازم را در تيم مجازی مربوطه ايجاد نمود. ما فرض می کنيم که تيم مربوطه يک صرفه جويی يا به عبارتی پس انداز 100000 دلاری را در هرسال برای سازمان در پی داشته باشد [CIO View, 2002] . (در واقع ميزان صرفه جويی در هر سال متفاوت خواهد بود، اما ما اين مبنا را برای سادگی مثال در نظر می گيريم. مثال های واقعی را در مطالعات موردی می توان يافت.). همچنين فرض می کنيم که نرخ ROI 10% باشد. ارزش جاری صرفه جويی يا پس انداز از طريق معادله زير محاسبه می گردد:

248685 دلار= ₃(1/1)/100000 دلار+ ₂(1/1)/100000 دلار + (1/1)/100000 دلار

به عبارت ديگر صرف جويی 300000 دلاری که طی سه سال آينده با ايجاد يک تيم مجازی تحقق خواهد يافت، امروز به معنی در اختيار داشتن 248685 دلار است. اصل سنجش ارزش جاری پس اندازهای آتی برای اغلب روشهای محاسبه ارزش سرمايه مصرف شده، الزامی است.

فرمول کلی محاسبه ارزش سرمايه گذاری سه ساله در زمينه يک تيم مجازی از قرار زير می باشد[CIO View, 2002]:

(1+نرخ کسر)/ ميزان صرفه جويی شده در سال اول + ₂(1+نرخ کسر)/ ميزان صرفه جويی شده در سال دوم + ₃(1+نرخ کسر)/ ميزان صرفه جويی شده در سال سوم

5-2. ارزش جاری خالص[18]

            ارزش جاری خالص (NPV) يک سرمايه گذاری اين واقعيت را در نظر می گيرد که صرفه جويی در زمينه زمان صورت می گيرد و مستلزم يک سرمايه گذاری اوليه است. ارزش جاری خالص عبارت است از ارزش صرفه جويی های جاری هر سال منهای هزينه های اوليه [CIO View, 2002]. اگر بخواهيم همان مثال فوق را در نظر بگيريم، فرض می کنيم که هزينه های اوليه بالغ بر 200000 دلار بوده است. NPV تيم مجازی از طريق معادله زير محاسبه می گردد:

48685 دلار= 200000 دلار – ₃(1/1)/100000 دلار+ ₂(1/1)/100000 دلار+ (1/1)/100000 دلار

بدين ترتيب فرمول محاسبه NPV برای سرمايه گذاری های سه ساله اينگونه خواهد بود:

(1+نرخ کسر)/ ميزان صرفه جويی شده در سال اول + ₂(1+نرخ کسر)/ ميزان صرفه جويی شده در سال دوم + ₃(1+نرخ کسر)/ ميزان صرفه جويی شده در سال سوم – هزينه های اوليه

هزينه های تکراری نظير مخارج نگهداری نرم افزاری می بايست در ميزان صرفه جويی شده برای هر سال محاسبه گردد:

ميزان صرفه جويی شده در سال= کل ميزان صرفه جويی شده در سال – هزينه های تکراری در همان سال

مزيت استفاده از NVP آن است که معياری را برای سنجش ارزش سرمايه برحسب نرخ امروزی دلار فراهم می کند و ميزان دقيق آنرا تا وقتی که ما دوره بازپرداخت را مشخص نکنيم، به ما نمی گويد.

5-3. دوره بازپرداخت[19]

            دوره بازپرداخت عبارت است از مدت زمانی که لازم است تا با استفاده از صرفه جويی ها و پس اندازهای حاصل از ايجاد يک تيم مجازی، هزينه ايجاد آن را پرداخت نمود. محاسبه آن آسان است، کافی است که مجموع هزينه های اوليه را بر صرفه جويی های سالانه (يا ماهانه) تقسيم نمائيد[CIO View, 2002] .  

            به عنوان مثال تيم مجازی 200000 دلاری ما که 100000 دلار صرفه جويی سالانه را در پی دارد از يک دوره بازپرداخت دو ساله برخوردار است.

2 سال = 100000 دلار در سال / 200000 دلار = دوره بازپرداخت

اين سنجش به سرعت به ما می گويد که برای باز گرداندن سرمايه اوليه چقدر زمان مورد نياز است، اما ارزش جاری سرمايه را در نظر نمی گيرد. اين موضوع می تواند در بازپرداختهای بيشتر از سه سال مشکل ساز باشد. ارزش جاری يک صرفه جويی 100000 دلاری با نرخ سود 10 درصد طی يک دوره پنج ساله به ترتيب زير خواهد بود:

            بدين ترتيب ارزش جاری ميزان صرفه جويی شده در سال پنجم فقط 62092 دلار است که کمتر از دو سوم ميزان اسمی دلاری است که ما قصد صرفه جويی يا پس انداز آن را داشتيم. دوره های بازپرداخت به بهترين شکل برای دوره های زمانی کوتاه ايفای نقش می کنند و هميشه می بايست در ارتباط با ديگر مقياس ها مانند ROI و NPV در نظر گرفته شوند.

5-4. بازگشت سرمايه

            بازگشت سرمايه (ROI) متداول ترين مقياسی است که در پروژه های IT مطرح می شود. اين مقياس مزايای بيشتری نسبت به ديگر مقياس ها دارد. به طور کلی ROI هزينه کل و سود کل را در نظر می گيرد و به صورت درصد بيان می شود که برای مقايسه با ديگر گزينه های سرمايه گذاری مناسب است.

            ROI به عنوان مجموع ارزش جاری سرمايه گذاری های آتی و درآمد افزايش يافته که تقسيم بر هزينه های اوليه می شود، محاسبه می گردد [Wu, Jonathan. 2003].

            در اينجا نيز نياز به محاسبه هزينه های تکراری طی سالهای آينده است. بدين ترتيب، سود خالص بر اساس فرمول زير محاسبه می گردد:

هزينه های تکراری – درآمد افزايش يافته + صرفه جويی ها = سود خالص

فرمول مبنای سه ساله محاسبه ROI بدين ترتيب است:

](1+نرخ کسر)/ سود خالص در سال اول + ₂(1+نرخ سود)/ سود خالص در سال دوم + ₃(1+نرخ سود)/ سود خالص در سال سوم[ / هزينه های اوليه

            حال همان مثال فوق را قدری پيچيده تر می کنيم. به جای يک صرفه جويی سالانه 100000 دلاری، فرض می کنيم که تيم مجازی صرفه جويی ها و تأثيرات زير را بر فروش سه ساله دارد:

اگر هزينه اوليه را 20000 دلار فرض کنيم، ROI به ترتيب زير محاسبه خواهد شد:

115% = 200000 دلار / (3(1/1)/12500 دلار+ 2(1/1)/70000 دلار+ (1/1)/ 85000 دلار)

            ROI اغلب با NPV مورد استفاده قرار می گيرد تا نرخ بازگشت و اندازه سرمايه را به دست دهد.

5-5. نرخ داخلی بازگشت[20]

            محاسبه ديگری که در ارتباط با بازگشت سود در ميان است، عبارت است از نرخ داخلی بازگشت (IRR) که معمولاً در خصوص مصرف سرمايه های بزرگ مورد استفاده قرار می گيرد [Martin, Ray. 1997.]. اين محاسبه پيچيده تر از ديگر محاسبات است، اما شبيه ROI است. IRR برای مقايسه گزينه های جايگزين سرمايه گذاری با يکديگر مورد بهره برداری قرار می گيرد مانند استقرار يک تيم مجازی در برابر نصب يک شبکه محلی. سوالی که بايد به وسيله IRR به آن پاسخ داده شود، اين است که؛ با آگاهی از ميزان سود خالص يک سرمايه گذاری در يک مقطع زمانی معين، با چه نرخی از کسر، ارزش جاری معادل صفر خواهد شد؟ از آنجايی که ما ارزش جاری را به سوی صفر می بريم، می توانيم دو يا چند سرمايه گذاری را در مبنايی واحد با يکديگر مقايسه کنيم، در نتيجه سرمايه گذاری ای که بالاترين نرخ سود خالص را در پی داشته باشد، بهترين سرمايه گذاری خواهد بود.

            محاسبه IRR مستلزم فرايندی است که با يک حدس منطقی آغاز می شود [Martin, Ray. 1997.]. برای اين محاسبات می توان از تابع XIRR نرم افزار Microsoft Excel و تابع IRR نرم افزار Star Office استفاده نمود. IRR برای مثال قبلی در حدود 53/17% است، زيرا:

200000 دلار – 3(1753/1)/12500 دلار + 2(1753/1)/70000 دلار + (1753/1)/85000 دلار

            در اين صورت ارزش جاری در حدود صفر است ( در واقع 7- است و اين ميزان برای مقصود ما کافی است.). در عمل ترکيبی از ROI و NPV برای سنجش ارزش تيم های مجازی مورد استفاده قرار می گيرند و در هنگام انتخاب ميان دو يا چند پروژه از IRR استفاده می شود.

6.      نتيجه گيری

تمرکز سازمانهای امروزی بر اهداف تجاری همچنان مبتنی بر محاسبات و رويه های رايج اقتصادی است و آنچه که بيش از هر توضيح ديگری برای به صرفه بودن به کارگيری ابتکارات نوين مورد توجه مديران می باشد، "بازگشت سرمايه" است. اين توجه مديران ناشی از اين واقعيت مسلم می باشد که اساساً بقای سازمانها منوط به توانايی آنها در بازگرداندن سرمايه های به کار گرفته شده است؛ از اينرو مديران خود را در برابر سهامداران و سرمايه گذاران مربوطه مسوؤل می دانند و هر گونه فعاليتی را در اين راستا تصويب و اجرا می نمايند. بديهی است که ايجاد و بهره برداری از تيم های مجازی نيز از اين قاعده مستثنی نيست. تشکيل يک تيم مجازی پيش از هر گونه استدلال يا توضيحی نياز به توجيه اقتصادی دارد.

توجيه اقتصادی به مفهوم بازی با مفاهيم تجاری يا لفاظی در قالب واژگان رايج در مباحث اقتصادی نيست، بلکه اين توجيه می بايست در چارچوب فرمول ها و محاسبات پذيرفته شده اقتصادی و مالی بگنجد؛ چيزی که در فهم اقتصاد دانان بگنجد و اين چيزی جز "بازگشت سرمايه" نيست. از سوی ديگر برای محاسبه بازگشت سرمايه در به کارگيری تيم های مجازی روش واحدی وجود ندارد. در اين مقاله کوشش شد تا بازگشت سرمايه حداقل از پنج ديدگاه محاسباتی مورد بررسی قرار گيرد و همانطور که اشاره شد، به کارگيری هر يک از اين محاسبات به تنهايی نمی تواند روشن کننده کليت موضوع بازگشت سرمايه باشد، بلکه می بايست آنها را همراه با هم و با ترکيبی منطقی مورد استفاده قرار داد. نکته پايانی اينکه تيم های مجازی به عنوان ابزاری در عرصه مديريت هزينه امتحان خود را در سطح سازمانهای جهانی با مؤفقيت گذرانده اند و خود نيز بر اساس رويه های محاسباتی موجود توجيه اقتصادی لازم و کافی برای تشکيل و حتی انحلال را دارند، ولی به هر حال شايسته است که مديران بر اساس اصول سازمانی همواره پيش از هر گونه اقدامی برای اجرای راهکارهای پيشنهادی از جمله ايجاد تيم های مجازی، تا هنگامی که از ابعاد اقتصادی فعاليت مربوطه اطمينان کافی نيافته اند؛ دست به هيچ اقدامی نزنند و هزينه مضاعفی را به سازمانهای متبوع خود تحميل نکنند.

منابع:

1. رئيسی، ابراهيم، مديريت هزينه، تدبير، شماره 136، شهريور 1382، ص 103

2. بانک رفاه ايران، گفتارهايی پيرامون مديريت مشارکتی، 21 ارديبهشت 1383، موجود در نشانی اينترنتی:

 http://www.bankrefah.ir/fa/researches/suggestions/sa01.asp

3. McCormick. Garvin. 2001. “IT Spending Slowing, Not Stopping” Datamation, May 24. Accessed online in June, 2003 at http://itmanagement.earthweb.com/ecom/article/0,,11952_772981,00.html.

4. Sullivan, Dan. "Proven Portals: Best Practices for Planning, Designing, and Developing Enterprise Portals", Jhon-Whily, New York, 2003.

5. Wu, Jonathan. 2003a. “Calculating ROI for Business Intelligence Projects Part 1.” Accessed online in June, 2003 at http://www.datawarehouse.com/iknowledge/articles/article.cfm?ContentID=936.

———. 2003b. “Calculating ROI for Business Intelligence Projects Part 2.” Accessed online in June 2003 at http://www.datawarehouse.com/iknowledge/articles/article.cfm?ContentID=937

———. 2003c. “Calculating ROI for Business Intelligence Projects Part 3.” Accessed online in June 2003 at http://www.datawarehouse.com/iknowledge/articles/article.cfm?ContentID=940

6. “Financial Primer: How to Calculate ROI, NPV, Payback and IRR.” CIO View. Accessed online in June, 2002 at http://www.cioview.com/resource_whitepapers_financial.asp.

7. Martin, Ray. 1997. “Internal Rate of Return Revisited.” Accessed online in June, 2003 at http://members.tripod.com/~Ray_Martin/DCF/nr7aa003.html.

8. Red Hat. 2002. “Customer Profile: Siemens: ICN ShareNet.” Accessed online in June 2003. at http://www.redhat.com/software/rhea/customers/siemens/