نویسنده :
الهه شيرخدا
 
وقتي كه از كارآيي يك سازمان سخن به ميان مي آيد، اغلب همه نگاه ها معطوف به عملكرد كارمندان و تحليل و انتقاد از فعاليت هاي آنهاست، در حالي كه كارمندان تنها مجري فرامين مديران هستند، در واقع در وهله اول كارآيي يك سازمان وابسته به تصميمات مديريت آن سازمان است و اگر كارمندان يك سازمان كار موفقي ارائه دهند، درصد قابل ملاحظه اي از آن موفقيت، مرهون درايت و سازماندهي بي نقص مديران آن مجموعه است.
به سخن ديگر، مديران به مثابه سكان داران درياي پرتلاطم محيط كار هستند و اگر آگاهانه و سنجيده عمل كنند، مي توانند با كمك افرادشان شاهكارهاي استثنايي خلق كنند و بي شك كشتي آنان هرگز به گل نخواهد نشست.
يكي از موارد حساس و پراهميت كه مديران در آن نقش كليدي دارند، ارائه كار تيمي توسط نيروهاي تحت مديريت ايشان است. قطعاً يك كار تيمي موفق، توسط كادري كارآمد كه با دقت و بررسي هاي لازم انتخاب شده اند و با حس همكاري و مسئوليت كار مي كنند، انجام مي پذيرد.
مسلماً يك تيم توانمند به جز دو ويژگي ياد شده، داراي خصوصيات ديگري نيز هست كه به شرح و بررسي گزيده اي از آنها مي پردازيم:
درك هوشمندانه وظايف
افراد يك تيم بايد درك درستي از موقعيت كاريشان در گروه داشته باشند. آنها بايد نقشي كه به عهده شان است را خوب تجزيه و تحليل كنند و با ممارست فراوان در ايفاي نقش سازماني خود خبره شوند و ريتم كاري خود را با گروه هماهنگ كنند و در صورت لزوم به صورت داوطلبانه به اعضاي تيم كمك كنند. برخورد منصفانه مديريت با افراد، تفاوت قائل نشدن بين نيروها در تقويت حس همكاري خودجوش افراد تيم بسيار موثر است.
ايجاد ارتباط ضمن حفظ احترام ديگران
ايجاد ارتباط و برخوردهاي دوستانه باعث برقراري ارتباطات دوستانه شده و در بسياري از مواقع اين ارتباطات باعث تسريع در امور و همكاري مشترك مي شود، در حالي كه برخي از افراد دخالت هاي زياد از حد و اظهارنظرهاي بي ادبانه را با صميميت اشتباه مي گيرند و تصور مي كنند براي ايجاد روابط دوستانه مجاز هستند هر سخني را بر لب بياورند. مسلماً اين افراد با ايجاد كدورت روابط مانع دركارها به وجود مي آورند. در اين صورت، مديران بايد با يادآوري حد و مرز و جايگاه افراد به آنان متذكر شوند ايجاد ارتباط و اظهارنظر تنها در حد معقول مثبت و گره گشاست.
پذيرش تيم توسط يكديگر
افراد يك تيم بايد از افرادي انتخاب شوند كه رقيب كاري يكديگر نباشند، زيرا در غير اين صورت پذيراي يكديگر نيستند و ممكن است در مواقعي عليه هم جبهه گيري كنند و هرگز خود را جزيي از يك تيم مشترك قلمداد نكنند.
همكاري دوسويه
افراد تيم بايد پيشرفت خود را در گرو پيشرفت يكايك افراد بدانند و با تكيه بر اين اصل در ارائه اطلاعات و آموزش به ديگر افراد، سخاوتمندانه و با تواضع عمل كنند و از تقويت دانش و اطلاعات همكارانشان هراسي نداشته باشند. مديران زبده با در نظر گرفتن پاداش هاي گروهي، اين باور را در افراد تيم به وجود مي آورند كه با تقويت بار دانش از مسئوليت و سختي كار كاسته شده و همه از موفقيت و پاداش بهره مند مي شوند.
هماهنگي
افراد بايد اين توانايي را در خود به وجود بياورند كه انعطاف پذير بوده و ريتم كاري خود را با ريتم مورد نياز كار هماهنگ كنند و در مواردي كه حجم كار از حد معمول بيشتر است، قدرت بالا بردن سرعت كاري خود را بدون افت دقت و تمركز داشته باشند.
شناسايي افراد
برخي از افراد عملاً تك رو هستند و كلاً از توانايي كار تيمي بي بهره اند، اگر مقرر شود اين افراد در گروه مسئوليتي داشته باشند، به احتمال زياد با ايجاد مشكلات متعدد باعث كند شدن روند كار مي شوند، در نتيجه بهتر است كارهايي به آنها ارجاع داده شود كه كمتر حضور در جمع را مي طلبد، مانند: ارتباطات تلفني، مكاتبات و بايگاني، جمع آوري آمار و اطلاعات و تهيه گزارش ها.
رعايت نظم و انضباط و زمان بندي
كليه برنامه هاي تدوين شده و همچنين كليه افراد تيم بايد از نظمي خاص در انجام وظايفشان پيروي كنند. كوچكترين بي نظمي و عدم رعايت زمان بندي، مي تواند موجب شكست كار تيمي و يا تأخير اتمام كار شود.
تعيين اولويت هاي كاري
يك تيم كاري، هر قدر هم كه توانمند و با استعداد باشند، براي دستيابي به موفقيت ناگزيرند اولويت هاي كاريشان را رعايت كنند، در غير اين صورت بي شك به بيراهه خواهند رسيد.
توجه يكسان به همه افراد تيم
وقتي افراد يك تيم كار مي كنند از حساسيت ويژه اي برخوردارند و توقع دارند رئيس تيم به همه آنها به يك اندازه توجه كند، زيرا آنها خود را يك پيكره واحد مي دانند و تصور مي كنند هر تشويق و يا پاداشي متعلق به همه آنهاست به همين جهت رئيس تيم نبايد به يك نفر توجه ويژه داشته باشد، زيرا با به دست آوردن رضايت چند تن از افراد، عدم رضايت تعداد بيشتري فراهم مي شود و افراد ناراضي، دلسرد شده و ريتم كاري شان را كند مي كنند. در واقع تنها به خاطر يك بي توجهي، بازده اكثريت افراد پايين مي آيد.
تلاش براي هدف نهايي
گاهي خستگي ناشي از مشكلات كاري و سنگيني حجم كار، باعث كمرنگ شدن انگيزه هاي كاري و كند شدن ريتم فعاليت هاي كارمندان مي شود. گاهي نيز كارمندان تصور مي كنند هر چه تلاش و كوشش مي كنند، به نتيجه مطلوبي نمي رسند و همين امر موجب نااميدي آنان مي شود. در اين شرايط رئيس تيم با تشكيل جلسات و احياي روحيه كارمندي، نيروهاي بازدارنده را به حداقل رسانده و با تحليل و مشخص كردن وضعيت كنوني و وضعيت مناسب، خط مشي موثر را به كارمندان ارائه داده و با تشريح مجدد آرمان هاي نهايي تلاش براي رسيدن به هدف غايي را تقويت مي كند و در مواردي نيز با استفاده از ابزار تشويق و پاداش، ميل تلاش را در افراد افزايش مي دهد.
ناديده نگرفتن عقايد
تيمي موفق است كه از كليه قابليت هاي افرادش بهره مند شود. گاهي اوقات روساي تيم اجازه هيچ گونه ابراز عقيده اي به كارمندان نمي دهند و عقايد و ايده هاي كارمندان را ناديده مي گيرند و تنها از كارمندان اطاعت محض مي خواهند. در اين صورت، همكاري همه جانبه افراد با تيم كاريشان بسيار ضعيف شده و خود را از تيم جدا مي دانند و در نتيجه، آن طور كه شايسته است، به وظايف خود نمي پردازند.
چگونگي برخورد با اختلافات
شايد چندان غيرطبيعي نباشد كه در مواقعي اختلافاتي در تيم به وجود بيايد، قطعاً در كارهاي جمعي به شور و مشورت گذاشتن مشكلات و اجازه اظهارنظر دادن به افراد تيم و در مواردي رأي گيري، مي تواند بهترين راه حل باشد.
منبع : روزنامه همشهری سه شنبه ۱۸ مهر ۱۳۸۵ - سال چهاردهم - شماره ۴۱۰۶